Lighthouse Festival Croatia

Projekt: „Electronic Music On Vacation“ ist das Motto des Lighthouse Festivals im Valamars Tamaris Club Hotel nahe der kroatischen Hafenstadt Poreč.

Wir decken seit mittlerweile 10 Jahren zwei wichtige Posten:

Als Produktionsleiter und Allrounder, sind wir in der Lage, schnell zu denken, effektiv zu kommunizieren und ein Team zu führen, um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten. Die Rolle erfordert ein tiefes Verständnis für die technischen Aspekte von Live-Veranstaltungen sowie ausgeprägte organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Als Artist Manager haben wir ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, verfügen über Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, um auch unter Druck zu arbeiten. Außerdem ist die fortwährende Erreichbarkeit rund um die Uhr wichtig, um etwaige Probleme schnell und effizient zu lösen.

Planung und Vorbereitung:

• • Konzeptentwicklung: Mitarbeit bei der Entwicklung der Sponsoren Konzepte, einschließlich Design, Thematisierung und Programmgestaltung.
  • Budgetierung: Erstellung und Verwaltung des Budgets für alle Produktionsaspekte des Festivals in Abstimmung mit der Projektleitung.
  • Zeitplanung: Erstellung eines detaillierten Zeitplans für den Aufbau, den Ablauf und den Abbau des Festivals.

Technische Leitung:

• • Bühnentechnik: Überwachung der technischen Aspekte wie Licht, Ton, Video und Spezialeffekte.
  • Logistik: Koordination des Transports und der Lagerung von Ausrüstung und Materialien.
  • Aufbau und Abbau: Planung und Überwachung des Auf- und Abbaus der Bühnen, Stände und weiterer Strukturen.

Teamführung und Koordination:

• • Personalmanagement: Einstellung und Koordination des gesamten Personals in Abstimmung mit der Projektleitung
  • Kommunikation: Sicherstellung einer effektiven Kommunikation zwischen allen Abteilungen, Künstlern und Dienstleistern.
  • Problemmanagement: Schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Probleme und Anpassung der Pläne bei Bedarf.

Sicherheit und Compliance:

• • Sicherheitsplanung: Zusammenarbeit mit Sicherheitsdiensten, um die Sicherheit von Besuchern, Künstlern und Personal zu gewährleisten.
  • Genehmigungen und Rechtsvorschriften: Sicherstellung, dass alle Aktivitäten im Einklang mit lokalen Vorschriften und Gesetzen stehen, einschließlich Lärmschutz, Brandschutz und anderen relevanten Vorschriften.

Nachbereitung:

• • Feedback-Sammlung: Sammeln von Feedback von Teilnehmern, Künstlern und Mitarbeitern zur Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen.
  • Abbau und Nachbereitung: Überwachung des Abbaus und der Rückgabe geliehener oder gemieteter Ausrüstung, sowie der Reinigung des Veranstaltungsortes.

Reiseplanung:

• • Flüge und Unterkünfte buchen: Auswahl und Buchung von Flügen, Hotels und anderen Unterkünften, die den Bedürfnissen und dem Komfort der Künstler entsprechen.
  • Transport koordinieren: Organisation von Bodentransporten, einschließlich Mietwagen, Shuttleservices oder Tourbussen.
  • Reiserouten erstellen: Detaillierte Reisepläne mit Flugdaten, Hotelinformationen, Transportdetails und Zeitplänen für Soundchecks oder Proben erstellen.

Budgetmanagement:

• • Kostenüberwachung: Überwachung der Reisekosten und Sicherstellung, dass diese innerhalb des vorgegebenen Budgets bleiben.
  • Kostenoptimierung: Verhandlungen über Tarife und Preise, um die besten verfügbaren Deals zu erhalten.

Kommunikation und Koordination:

• • Liaison: Als Verbindungsperson zwischen Künstlern, Veranstaltungsorten und Reisedienstleistern fungieren.
  • Aktualisierungen und Anpassungen: Schnelle Anpassung von Reiseplänen bei Änderungen im Tourplan oder bei unvorhergesehenen Ereignissen.

Sicherheit und Wohlbefinden:

• • Sicherheitsvorkehrungen treffen: Sicherstellen, dass Reise- und Unterkunftsorte sicher sind und den Bedürfnissen der Künstler entsprechen.
  • Gesundheit und Komfort: Achten auf die gesundheitlichen und persönlichen Bedürfnisse der Künstler während der Reise.

Dokumentation und Compliance:

• • Reisedokumente verwalten: Sicherstellen, dass alle notwendigen Reisedokumente wie Pässe, Visa oder Arbeitsgenehmigungen aktuell und gültig sind.
  • Einhalten von Vorschriften: Kenntnis und Einhaltung internationaler Reisevorschriften und -gesetze.

Problemmanagement:

• • Notfallplanung: Bereitstellung von Unterstützung bei Reiseunterbrechungen, verlorenem Gepäck oder anderen Notfällen.
  • Konfliktlösung: Handhabung von Beschwerden oder Problemen, die während der Reise auftreten können.

Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede waren definitiv am Anfang des Projekts, neben rechtlichen und regulatorischen Fragen, die größten Herausforderungen. Nach nun 10 Jahren sind wir mit dem kroatischen Personal ausgezeichnet eingespielt, aber die kulturellen Unterschiede sind hierbei dennoch spürbar.