Albert & Tina Open Air

Beim Albert & Tina Open Air feiern knapp 2000 Gäste von Juni bis September, jeden Mittwoch in der wunderschönen Kulisse der Albertina mit Blick auf die Staatsoper.

Wir leiten hierbei das gesamte Projekt, sowohl die Produktion als auch die Gastroleitung im Auftrag von Kaveh Ahi e.U..

Veranstaltungsplanung:

• • Budgetierung: Erstellen eines detaillierten Budgets für alle Aspekte der Veranstaltung, einschließlich Technik, Personal, Sicherheit, Catering und Unterhaltung.
  • Zeitplanung: Erstellen eines Zeitplans für den Aufbau, den Ablauf und den Abbau der Veranstaltung.

Technische Planung:

• • Logistik: Koordination des Transports und der Lagerung von Ausrüstung und Materialien.
  • Aufbau und Abbau: Überwachung des Auf- und Abbaus der technischen Einrichtungen und Strukturen.

Team- und Personalmanagement:

• • Personalplanung: Einstellung und Koordination des benötigten Personals, einschließlich Aufbau Crew

Künstler- und Programmmanagement:

• • Programmplanung: Erstellung eines detaillierten Ablaufplans für die Veranstaltung.

Qualitätsmanagement:

• • Feedback: Sammeln von Feedback während und nach der Veranstaltung zur kontinuierlichen Verbesserung.
  • Nachbereitung: Analyse des Erfolgs der Veranstaltung und Erstellung eines Abschlussberichts.

Planung des Gastronomiekonzepts:

• • Konzeptentwicklung: Erstellen eines passenden Gastronomiekonzepts, das auf die Zielgruppe und das Thema der Veranstaltung abgestimmt ist.

Logistik und Organisation:

• • Bestandsmanagement: Überwachung und Bestellung von Vorräten, einschließlich Getränken, Gläser und weiterem Zubehör.
  • Aufbau und Layout: Planung und Überwachung des Aufbaus der Gastronomiebereiche, einschließlich Küchen, Verkaufsstände, Bars und Sitzbereiche.

Personalmanagement:

• • Personalplanung: Einstellung, Schulung und Koordination des Gastronomiepersonals
  • Schichtplanung: Erstellung von Schichtplänen und Sicherstellung einer ausreichenden Personalbesetzung während der gesamten Veranstaltung

Budgetmanagement:

• • Kostenkontrolle: Überwachung der Kosten im Gastronomiebereich und Einhaltung des Budgets.

Kundenbetreuung:

• • Servicequalität: Sicherstellung eines hohen Servicestandards und einer positiven Kundenerfahrung.
  • Feedback: Sammeln und Auswerten von Kundenfeedback zur Verbesserung des gastronomischen Angebots.

Wir hatten bei diesem Projekt zwei größere Herausforderungen:

Das Wetter! Die Open Air Veranstaltung kann nur bei sonnigen Wetter stattfinden und würde an einem regnerischen Tag erhebliche finanzielle Verluste einfahren. Ein Tag vor der Veranstaltung wurde stets entschieden ob diese stattfindet oder abgesagt wird. Die Wetter Prognosen sind dennoch meist sehr unbeständig und können sich von einem Tag zum nächsten ändern.

Die zweite Herausforderung waren die Auf- und Abbauzeiten. Die Veranstaltung startet jeden Mittwoch um 18.00 Uhr und wir durften das gesamte Equipment, inkl. Bars, Kühlschränke, Technik und Lager ab 11.00 Uhr am selben Tag auf die Beine stellen.