Parallel Vienna

Projekt: PARALLEL Vienna ist eine Plattform für zeitgenössische Kunst, die leerstehende Architektur temporär in einen experimentellen Ausstellungsraum verwandelt und internationalen wie lokalen Künstler:innen Raum für Austausch, Diskurs und neue Formate bietet.

Als Produktionsleitung bei PARALLEL VIENNA koordinieren wir den gesamten technischen und logistischen Aufbau der Kunstmesse. Dazu zählen die Abstimmung mit Location, Künstler:innen und Partnerfirmen, die Organisation von Infrastruktur, Zeitplänen, Anlieferungen sowie der reibungslose Ablauf von Aufbau, Veranstaltung und Abbau. Wir sorgen dafür, dass alle Gewerke effizient zusammenspielen – vom ersten Schraubenzieher bis zur Eröffnung.

Als Gastroleitung verantworten wir die Planung und Umsetzung des gesamten gastronomischen Bereichs – von der Konzeption der Bars über die Auswahl der Getränke bis hin zur Koordination des Personals. Wir steuern den Wareneinkauf, kümmern uns um die Logistik, erstellen Einsatzpläne und sorgen während der Messe für einen reibungslosen Ablauf im Service. Unser Ziel: ein stimmiges Gastro-Erlebnis, das zum Kunstkontext passt und Besucher:innen wie Aussteller:innen begeistert.

Planung und Vorbereitung:

• Konzeptentwicklung: Entwicklung und Gestaltung des gastronomischen Gesamtkonzepts, inklusive Bar-Design, Getränkeangebot und CI-gerechter Umsetzung.

• Sponsoring: Einbindung von Getränkepartnern und Abstimmung von Sponsoren-Brandings im Gastrobereich.

• Budgetierung: Kalkulation und Verwaltung des Gastrobudgets, inklusive Wareneinsatz, Personal und Mietmaterial.

• Bestellwesen & Logistik: Planung der Warenanlieferung, Lagerlogistik und Ausstattung (Bars, Kühlsysteme, Gläser, etc.)

Operative Umsetzung:

• Aufbau & Infrastruktur: Koordination des Aufbaus aller Barstationen inkl. technischer Ausstattung (Wasser, Strom, Kühlung).

• Wareneinsatz: Organisation und Kontrolle des Getränkelagers, Nachschubplanung und Schnittstelle zu Lieferant:innen.

• Ablaufkoordination: Sicherstellung eines reibungslosen Servicebetriebs an allen Gastro-Standorten während der gesamten Laufzeit.

Teamführung und Koordination:

• Personalmanagement: Rekrutierung, Briefing und Einsatzplanung von Barpersonal, Läufer:innen und Gastro-Support.

• Teamleitung: Vor-Ort-Koordination aller Gastro-Teams, Motivation und Qualitätskontrolle.

• Kommunikation: Schnittstelle zwischen Veranstalter, Sponsoren, Barteams und Logistik.

Sicherheit und Compliance:

• Hygiene & Standards: Sicherstellung der Einhaltung aller Hygienevorschriften (LMHV), HACCP und interner Qualitätsstandards.

• Ausschankrecht & Alterskontrolle: Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben für Jugendschutz, Alkoholausschank und Barbetrieb.

• Brandschutz & Technik: Abstimmung mit Technik- und Sicherheitsverantwortlichen zur sicheren Installation von Geräten.

Nachbereitung:

• Abbau & Rückführung: Organisation des Abbaus der Bars, Rückgabe von Leergut, Mietmaterialien und Sponsorenware.

• Inventur & Abrechnung: Durchführung von Endinventur, Auswertung des Wareneinsatzes und Erstellung der Gastro-Abrechnung.

• Feedback & Optimierung: Sammlung von Erfahrungswerten zur Verbesserung zukünftiger Gastroprozesse.

PARALLEL VIENNA steht jedes Jahr vor besonderen Herausforderungen: Die Abwicklung von über 600 Künstler:innen erfordert präzise Koordination und Kommunikation auf allen Ebenen. Mit der neuen Location und der Nutzung mehrerer Pavillons kommt zusätzliche Komplexität in Logistik und Infrastruktur hinzu. Ein besonders enger Zeitplan für Auf- und Abbau verlangt zudem eine straffe Organisation und ein eingespieltes Team, um alle Bereiche termingerecht umzusetzen.